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Organización de Eventos

fotografía de Paulina Domínguez

PAULINA DOMÍNGUEZ
Nací en Guanajuato capital. Estudié la Licenciatura en Administración de Recursos Turísticos en la Universidad de Guanajuato y me he especializado en instituciones internacionales como la EMN en Francia y el Instituto Iberoamericano Event Planner (INIBEP). Cuento con la Certificación en Bodas Destino por la ABC y Sectur Guanajuato. Mi pasión son los eventos, inicié en la rama de Eventos corporativos y he ampliado mi perfil, lo que me llevó a emprender Peony Event Planners, una agencia con base en San Miguel de Allende con capacidad para organizar todo tipo de eventos sociales en México y otros países.
@peonyeventos.com
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fotografía de Natllely Ávalos

NATLLELY ÁVALOS.
Nací en Guanajuato capital. Soy Licenciada en Administración de Empresas Gastronómicas por la Universidad del Valle de México y tengo la especialidad que otorga el Instituto Iberoamericano Event Planner (INIBEP), así como la certificación en Bodas Destino por la ABC y Sectur Guanajuato. Mi carrera profesional inició en la rama de eventos romance y actualmente mi perfil se ha diversificado a todo tipo de eventos, lo cual me motivó a emprender Peony Event Planners, una agencia con base en San Miguel de Allende con proyección nacional e internacional.
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CONTENIDO

ilustración de ojo de mojingaga

Las cinco cosas que nadie te dijo
al organizar un evento

GLOSARIO

VIDEO

Cinco recomendaciones para organizar un evento

  1. Los números sí importan.
    Lo primero que se tiene que hacer al organizar un evento es establecer el número de invitados que quieres que asistan, ya que se tiene que considerar el espacio y que este se adecue al número de personas. También ayuda para conocer a los proveedores que te pueden ayudar dependiendo de los invitados, esto ayuda de igual manera para estar consciente de tu presupuesto y por último atenerte a las medidas de seguridad que da el estado por número de invitados.
  2. Elegir la fecha del evento.
    Los meses con el clima más favorecedor son: abril, mayo, octubre y noviembre. Estos son los meses favoritos de las parejas para casarse en San Miguel, pero ésto viene con una alta demanda en recintos y proveedores, por lo cual se recomienda el no apurarse en elegir y apartar solamente el recinto perfecto, sino también tener en cuenta el dj, fotografía y maquillista, ya que son profesionistas que sólo pueden cubrir un evento por día, a diferencia de un catering que puede cubrir más.
  3. Buscar inspiración.
    Acercarte a las calles, galerías, restaurantes, hoteles, todo aquel establecimiento que tenga algo de diseño. Si se enfocan solamente en redes sociales muchas veces lo que se presenta ahí no es alcanzable. Lo mejor es dirigirte con tus proveedores, éstos te pueden asesorar para llevar a cabo lo que deseas adaptándolo a tu presupuesto.
  4. Seleccionar a tus aliados.
    En San Miguel de Allende hay mucho talento, sin embargo vale la pena tomarse el tiempo para elegir bien con quien deseas trabajar, ya que no solamente van a ser tus proveedores, sino tus aliados para hacer tus sueños realidad, por eso es importante que te rodees de un equipo profesional, ético y honesto con el cual puedas trabajar de manera correcta.
  5. Siempre tener un plan B.
    Recuerda que en la industria de los eventos las cosas suceden sólo una vez. Es importante que ese momento quede plasmado para siempre, hay que tener en cuenta escenarios B por cualquier cosa que pase como lluvias, incendios, catástrofes, pandemias, etc.

RECOMENDACIONES

  1. San Miguel de Allende es uno de los principales destinos para realizar eventos, ya que se le considera como un destino romántico, por sus tradiciones, cultura y arquitectura.
  2. Es una ciudad que hace que el turismo se sienta parte de sus tradiciones.
  3. Las mojigangas juegan un papel importante, ya que en las bodas éstas se caracterizan de novio y novia, haciendo que se vuelva lo más importante dentro de una callejoneada, logrando involucrar a las personas en la tradición.
  4. San Miguel de Allende es clave para el turismo romance a nivel nacional, ya que está posicionado como uno de los principales destinos sin playa que las parejas eligen para casarse.
  5. Según el Consejo Turístico de San Miguel de Allende, en el 2018 hubo una derrama económica de 536.2 millones de pesos por toda la actividad en bodas, ya que se registraron un total de 825 bodas en ese año. En el 2019 hubo un incremento del 5% con un total de 866 bodas.
  6. En la profesión de organización de eventos no sólo es necesario contar con pasión por ello, sino que también se requiere tener mucha inteligencia emocional y empatía hacia clientes y proveedores para entender que en esta industria la unión hace la fuerza.

Verifica tus conocimientos

¿Qué es lo más importante a considerar al momento de organizar un evento?

  1. El tema
  2. El número de invitados
  3. El horario

¿Porqué es importante establecer desde el principio el número de invitados?

  1. Por los souvenirs
  2. Para el número de fotos
  3. Para seleccionar un espacio, proveedores y presupuesto

¿En qué espacios es recomendable buscar inspiración para el diseño de tus eventos?

  1. En calles, galerías, restaurantes
  2. Internet
  3. Con la familia

Proyecto ganador del 11º Premio Ibermuseos de Educación

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